¿Los líderes son conscientes de la importancia de la comunicación para el éxito de las empresas? ¿Están tomando las medidas necesarias para mejorar este aspecto entre los equipos? Aunque parece lógico y evidente que la comunicación es vital para el desarrollo de los proyectos, algunos líderes no parecen estar al tanto de ello.
En LíderLab realizamos una encuesta en nuestra comunidad y solo el 27% de las personas consideraron que sus líderes son conscientes de la importancia de la buena comunicación entre los departamentos. Por su parte, el 47% sostuvo que son “muy poco” conscientes, mientras que el 25% no toma en cuenta este aspecto.
Esta encuesta indica que solo uno de cada cuatro líderes ve la importancia de la buena comunicación y busca promoverla entre los departamentos y colaboradores. En ese sentido, parece que la mayoría de los jefes no consideran fundamental la transparencia y el intercambio de información. La ausencia de estos canales puede ser muy perjudicial e incluso mortal para una organización.
Señales de mala comunicación:
Es indudable que la mala comunicación dentro de las empresas puede generar un ambiente difícil y desmotivar a los colaboradores. Los líderes tienen la responsabilidad de identificar estas señales y aplicar estrategias para mejorar el intercambio de información entre todos los departamentos. La empresa desarrolladora HubSpot indica varias señales de mala comunicación, entre ellas:
- Conflictos: Esta es una de las principales señales de mala comunicación. Cuando hay problemas entre los colaboradores, se vive en un ambiente de tensión, mal clima laboral y actitud negativa. Los conflictos entre los equipos son un claro indicio de un problema de comunicación.
- Falta de compromiso: Cuando hay problemas de comunicación en la empresa, los colaboradores no suelen sentirse parte del proyecto ni de la compañía. Un erróneo intercambio de información entre los equipos puede desembocar en un menor compromiso entre los miembros y falta de identidad corporativa.
- Desmotivación: Aunque puede ser causada por otras razones, la desmotivación también es una señal de mala comunicación. Si el colaborador no se siente parte de la empresa, se siente poco valorado por los escasos (o nulos) vínculos y relaciones con los equipos y sus líderes.
- Desconocimiento: Si un colaborador no conoce completamente sus funciones o responsabilidades, es una clara señal de problemas de comunicación. Los equipos deben conocer a la perfección sus tareas, además de la misión y visión de la empresa. Si no están alineados con sus funciones, no conocerán los objetivos de los proyectos en los que están involucrados.
- Menor productividad: Incidencias en la comunicación dentro de la empresa pueden generar problemas en la productividad. Los colaboradores no pueden dar el máximo de sí mismos y cumplir sus metas si no conocen adecuadamente sus responsabilidades.
- Aumento de rotación: Una evidencia de las fallas de comunicación es que muchos colaboradores han renunciado o han sido despedidos en los últimos meses. Los líderes deben percatarse de que hay algo mal en la empresa que debe ser atendido con urgencia. Que un colaborador no cumpla sus tareas de forma adecuada también puede ser responsabilidad de la dirección del equipo.
- Clientes insatisfechos: La suma de todas las situaciones mencionadas previamente repercutirá en los resultados de la empresa. A mediano plazo, los clientes estarán insatisfechos con el producto o servicio que ofrecen. Así pues, la mala comunicación puede ser mortal para la compañía.
Ejemplos de mala comunicación:
Esta clase de fallas se pueden presentar de muchas maneras, desde problemas que parecen imperceptibles hasta algunas que podrían causar severas crisis dentro de las empresas. A continuación, se presentan algunos ejemplos puntuales de mala comunicación entre los equipos. Al analizarlos, los líderes podrán identificar algunas de las señales mencionadas anteriormente.
- Ausencia de líneas con los jefes: Cuando una empresa tiene una estructura demasiado jerárquica, puede haber problemas para transmitir información, la cual puede distorsionarse o perderse en el camino. En este sentido, algunas empresas tienen claros problemas de comunicación, dado que los colaboradores no cuentan con líneas de interacción abiertas con la gerencia. Esto impide que los líderes hagan un seguimiento adecuado del desarrollo de los proyectos.
- Comunicación entre jefes: Una empresa no puede hacer asambleas sumarias para resolver problemas, por lo que la toma de decisiones más complejas suele darse en reuniones entre los jefes de los equipos. Sin embargo, hay casos en los que los líderes no informan a sus colaboradores sobre estas decisiones o creen que no deben conocerlas. Por ello, aunque los jefes estén claros sobre un proyecto, es posible que los miembros del equipo desconozcan los objetivos o el desarrollo general del plan.
- Mensajes incorrectos o innecesarios: Que una empresa tenga comunicación interna no significa que la esté haciendo de forma adecuada. Un exceso de interacción entre los equipos puede interferir en la transmisión de ideas claras y generar malentendidos entre los colaboradores. Una bandeja de correo llena o decenas de mensajes en un grupo pueden terminar entorpeciendo el trabajo del equipo.
- Falta de personal: Si el departamento de Recursos Humanos es muy reducido o tiene demasiado trabajo, puede fallar en el reclutamiento del personal clave de la empresa. Además, algunos líderes no informan adecuadamente cuando necesitan un nuevo colaborador con un perfil muy particular. A esto se suman los casos en los que los departamentos no tienen acceso a los datos de los potenciales nuevos talentos que buscan un puesto en la empresa.
- Medios de comunicación: Muchos equipos cuentan con una buena comunicación personal, pero no tienen los medios o las líneas adecuadas para intercambiar información. En consecuencia, se envían mensajes urgentes por correos electrónicos o no se abordan los problemas graves en el momento adecuado. Es decir, hay comunicación, pero no es eficaz ni eficiente para solucionar las incógnitas que se presentan en los proyectos.
- Accidentes laborales: Si se incorporan nuevos equipos o colaboradores, es vital que se haga un proceso de inducción a los nuevos talentos. De lo contrario, pueden generarse graves problemas dentro de la empresa en la integración del nuevo personal. Si un nuevo miembro del equipo no sabe cómo cumplir sus responsabilidades de forma segura, pueden ocurrir accidentes u otras tragedias.
¿Qué hacer?
Una mala comunicación puede generar graves problemas en una empresa. No obstante, el mundo actual ofrece muchas herramientas para mejorar el intercambio de información entre los colaboradores y todos los departamentos. Los líderes deben promover los cambios necesarios para mejorar la comunicación interna de la empresa.
El flujo de información roto, los conflictos entre jefes de departamento, el distanciamiento entre equipos y el incumplimiento de objetivos pueden desaparecer si se implementan correctas formas de comunicación dentro de la compañía. Al aplicar algunos cambios inmediatos, los líderes podrán apreciar cómo, en el mediano plazo, mejora la productividad y el ambiente entre los equipos. Estas son algunas recomendaciones:
- Reuniones periódicas eficientes: Una de las claves para una buena comunicación entre los equipos es realizar reuniones internas de forma periódica, tanto dentro del departamento como en conjunto. En estos ambientes, tanto líderes como colaboradores podrán manifestar sus inquietudes, pedir ayuda y hasta dejar claras sus diferencias respecto a un proyecto. Es vital que estas conversaciones se den de forma respetuosa entre todos.
- Departamento de Recursos Humanos: Es fundamental que este departamento tenga un equipo robusto y eficiente, con un sistema de comunicación transparente con los líderes y los colaboradores. Asimismo, el jefe de este departamento o área debe tener un rol de comunicador dentro de la organización, tanto para informar sobre decisiones como para escuchar los problemas que hay en los diferentes equipos. Debe contar con una actitud receptiva y empática con los colaboradores.
- Buenas herramientas: Empezando por WhatsApp, hay muchas herramientas que pueden facilitar la comunicación entre los equipos. Contar con grupos empresariales y de proyectos puede ser de gran ayuda para solucionar los problemas que surgen en el día a día del ambiente empresarial. También se deben establecer mecanismos, no necesariamente digitales, para que los colaboradores puedan manifestar sus ideas y comentarios.
- Buzón de sugerencias: Muchas empresas no cuentan con este medio, pero podría ser de gran utilidad. Los colaboradores pueden escribir, incluso anónimamente, sus ideas, quejas, sugerencias y hasta problemas con los líderes o el Departamento de Recursos Humanos. Puede surtir un gran efecto para detectar problemas o descubrir formas de mejorar el trabajo.
- Transparencia: Es vital que los líderes sean claros respecto a los objetivos de la empresa, mientras que los colaboradores deben informar sobre los avances de sus responsabilidades. Si todos los miembros del equipo están en la misma página, será mucho más sencillo que haya una buena comunicación y un mejor entendimiento entre los involucrados en un proyecto. Mientras tanto, los líderes deben promover que haya transparencia en esta clase de comunicaciones y darles confianza a sus colaboradores de que sus comentarios serán escuchados y tomados en cuenta.
- Plan de comunicación interna: Esta es una propuesta más abierta y queda a juicio y reflexión de los líderes. Al hacer una autocrítica de los problemas de comunicación de la empresa, se puede establecer una estrategia para orquestar, unificar y mejorar los canales de información. Así, se establecen objetivos claros, una agenda de actividades o mensajes para aclarar los proyectos.
- Capacitaciones: Es importante que haya herramientas para que los colaboradores y líderes mejoren sus capacidades de comunicación entre los equipos. En ese sentido, es una buena opción buscar asesoría externa que pueda brindar atención especializada a los equipos para mejorar el trato con los colegas.
La comunicación es algo vital en una empresa y un proyecto con gran potencial puede desplomarse por tener una errónea interacción con los colaboradores. Por ello, los líderes deben promover que haya una clara transmisión de la información, ideas y hasta de las críticas. Tanto en los negocios como en la vida personal, una buena comunicación es fundamental para cumplir los objetivos que se trazan. Si los colaboradores se sienten cómodos con el ambiente laboral, un proyecto tiene las bases necesarias para despegar y llegar al éxito.
Preguntas para la reflexión:
- ¿Hay problemas de comunicación en tu empresa?
- ¿Como líder, estás promoviendo una correcta comunicación con tus colaboradores?
- ¿El Departamento de Recursos Humanos tiene las herramientas para promover la buena comunicación?
- ¿Se están identificando las fallas en el intercambio de información entre los departamentos?
- ¿Los equipos de la empresa cuentan con las herramientas para comunicarse entre sí?
- ¿Los líderes de tu empresa tienen las habilidades para comunicarse con los demás?
